La asignación de suministros nunca es fácil. Sin embargo, las empresas con una estrategia de asignación de suministros predefinida, y la tecnología para apoyarla, tienen una ventaja a la hora de gestionar la reciente crisis de la cadena de suministro global y la próxima que se produzca.

Aprendizaje clave

  • Hasta cierto punto, la asignación de suministros se ha convertido en una realidad para muchos fabricantes y puede seguir siendo necesaria en un futuro próximo, al menos en cuanto a algunos componentes críticos.
  • Los manufactureros que asignan sus suministros de forma reactiva corren el riesgo de sub optimizar sus beneficios y hacer daños innecesarios adicionales a sus negocios.
  • Basar las decisiones de asignación de suministros en una estrategia predefinida, una visión holística de los datos y el modelado de casos concretos es la mejor manera de tomar el control de la situación, mitigar los impactos negativos y estar preparado para responder a futuras interrupciones en la cadena de suministro.

Asignar sus suministros a quien grita más fuerte no es una estrategia sostenible. 

Aceite. Tejido. Polímeros. Resinas. ¿Nos atrevemos incluso a mencionar semiconductores? Lo que usted quiera, todo está escaso en estos días. Cuando algo, o todo, sale mal en la red global de la cadena de suministro, la asignación de sus suministros se convierte en un mal necesario. 

Si bien nadie podría haber estado completamente preparado para la tormenta perfecta que estamos experimentando, las empresas que no han pensado en la asignación de sus suministros de forma proactiva son mucho más propensas a caer en la trampa de la asignación reactiva, dando sus inventarios limitados al vendedor que grita más fuerte, al cliente que tiene el mayor volumen o al pedido que está más atrasado. Cuando la necesidad de asignación se prolonga durante algún tiempo, como se ha hecho y se seguirá haciendo con muchos componentes críticos, los defectos de este enfoque se vuelven dolorosamente evidentes. 

Sin una estrategia de asignación de suministros sólida y la capacidad de analizar y comprender las implicaciones de esas decisiones, los fabricantes suelen terminar por sub optimizar involuntariamente sus beneficios. No logran encontrar un equilibrio entre lo que es mejor para sus clientes y sus negocios a largo plazo. 

Los golpes siguen llegando a las cadenas de suministro mundiales. Los manufactureros nos dicen que ninguno de los trucos habituales está funcionando para asegurar los suministros necesarios, sus niveles de frustración son siempre altos y todo lo que pueden hacer es sentarse y esperar a que el teléfono suene con la noticia de que los suministros están en camino. 

Si bien es cierto que no hay mucho que hacer sobre los miles de contenedores que se encuentran en el fondo del océano o el canal bloqueado, que complica una situación ya incomprensible, quienes han estado pensando proactivamente en la asignación de suministros están en una mejor posición para manejar el caos. Son más capaces de jugar bien una mala mano, o al menos jugarla a lo más alto de su capacidad para minimizar las consecuencias negativas.

De hecho, los que están encontrando formas de gestionar con éxito a través de esta crisis, están controlando las cosas que pueden controlar, incluyendo el impacto de las decisiones de asignación de suministros en los estados de resultados. La capacidad de hacer esto bien requiere tres elementos esenciales que deben trabajar juntos para obtener los mejores resultados: Una estrategia de asignación sólida, los datos correctos y la capacidad de ejecutar escenarios de modelado hipotéticos.

Las tres claves para el éxito de la asignación  

1. Una estrategia sólida que guíe las decisiones de asignación de suministros. Cuando no hay suficiente, decidir quién va a obtener qué, debe basarse en una estrategia empresarial sólida que se lo lleve a sus objetivos empresariales generales. Esto incluye los productos acabados y cómo los asignará a sus diversos pedidos y clientes, así como el cómo asignará sus pedidos pendientes entre los recursos de producción limitados que tiene disponibles. Definir la estrategia que guía estas asignaciones necesarias es una de las decisiones más grandes que las compañías necesitan tomar, y hacer definitivamente; idealmente mucho antes de cualquier situación que requiera de asignación. 

Aunque hay muchos factores a considerar, esto puede reducirse generalmente a dos preguntas clave: ¿Es su meta hacer la mayor cantidad de dinero? ¿O satisfacer a sus mejores clientes? La respuesta generalmente es una mezcla entre ambos factores. Los manufactureros necesitan encontrar el delicado equilibrio entre el servicio al cliente y la rentabilidad, especialmente porque el volumen de pedidos y el margen a menudo no están directamente correlacionados. Dar todo lo que tiene a su mejor cliente podría ser un grave error si el costo total de servicio a ese cliente es alto. En cualquier caso, conocer su objetivo y estrategia final van a facilitar mucho la toma de decisiones de asignación difíciles y después explicar esas decisiones a su equipo y a sus clientes. 

2. Los datos correctos y una forma de analizarlos rápidamente. Con una estrategia en marcha, podrá sumergirse en sus datos, tanto desde fuentes externas como internas, siempre que sea posible, para descubrir las mejores oportunidades de alcanzar sus objetivos. Un software de manufactura digital, como Dploy Solutions, agrega datos de clientes de su ERP y otros sistemas para ofrecerle una visión holística y en tiempo real de manera rentable por cliente, producto y ubicación a lo largo del tiempo. Ayudamos a los fabricantes a tomar esos datos y a aprovechar Dploy Solutions y otras aplicaciones de software de planificación predictiva, para ejecutar análisis avanzados y descubrir conocimientos clave. Los conocimientos nos llevan a recomendaciones que se ajustan a su estrategia, por ejemplo, al señalar a los clientes, productos e incluso ubicaciones adecuadas que se deben priorizar, si el objetivo final es optimizar la rentabilidad.   

Al trabajar en el negocio de las tarjetas de felicitación, en donde un cierto grado de asignación ocurre alrededor de cada día festivo importante, hemos descubierto que la capacidad de ver y analizar los datos internos de los clientes, así como los datos demográficos y psicográficos externos, era esencial para contar con las tarjetas correctas en las tiendas adecuadas cada día festivo importante. 

En caso de que una impresora se apague o un envío se retrase, como inevitablemente lo hará, estos datos y conocimientos se vuelven aún más valiosos para decidir qué hacer con nuestro stock limitado. Créanme, no queríamos que las tarjetas del día de las madres se quedaran en una tienda el tercer lunes de mayo, con  madres tristes por no recibir un detalle adecuado sólo porque la estrategia de asignación no fue la correcta. 

Por supuesto que hay mucho más en juego que herir sentimientos en cualquier negocio. Ser capaz de evaluar rápidamente sus datos y determinar las mejores oportunidades para cumplir sus objetivos estratégicos es mucho más fiable que confiar en sus instintos. Además, de nuevo, le dará un respaldo de seguridad fáctica que necesita para justificar las decisiones difíciles. 

3. Capacidades de modelado “que pasa si…” para optimizar la estrategia de asignación y cuantificar los impactos de interrupción. El paso crítico final es utilizar el modelado para descubrir sus mejores escenarios posibles y entender completamente las implicaciones de sus decisiones. Ayudamos a los clientes a aprovechar las soluciones avanzadas de planificación de escenarios “que pasa si…” y modelado de costos para obtener rápidamente las mejores respuestas, basándonos en las reglas y estrategias que han definido y utilizando entradas de datos en tiempo real en torno al suministro disponible y las necesidades actuales de los clientes. Mostramos el impacto del estado de resultados de las decisiones. Luego, ayudamos a desarrollar una hoja de ruta detallada para poner en práctica esas decisiones. 

La solución de modelado es la clave para definir los detalles específicos, para priorizar clientes, productos y ubicaciones y determinar las cantidades, frecuencias e incluso configuraciones de empaque correctas para obtener los mejores resultados posibles en función de objetivos predefinidos en torno a completar pedidos, los ingresos y la rentabilidad. Además, permite a las empresas adaptar fácilmente sus planes a medida que cambian los parámetros, como la incorporación de nuevos clientes a la mezcla o la disponibilidad de nuevos suministros. Los fabricantes con capacidad de modelar, tienen la confianza de saber que siempre están optimizando sus recursos e inventario para obtener los mejores resultados empresariales posibles. 

Por ejemplo: Trabajamos con un fabricante norteamericano de ladrillos y piedras arquitectónicas, donde la producción depende no sólo del acceso a las materias primas, sino también de la producción dictada por su proceso de combustión de hornos. En cualquier momento en el que la demanda supera esa capacidad de producción, la empresa tiene que gestionarla por asignación. Trabajamos con los líderes de la empresa para reflexionar sobre sus principales impulsores de negocio, en este caso, el margen y el riesgo de perder clientes críticos y luego los incorporamos en una estrategia de asignación optimizada. Ahora, en cualquier momento en que la demanda supera sus capacidades de producción, la empresa cuenta con un plan de respuesta para priorizar de forma segura y correcta a los clientes y productos adecuados, así como gestionar con éxito sus plazos de entrega para los pedidos más importantes. 

Esta no va a ser la última crisis. 

Las recientes disrupciones a la cadena de suministro mundial, una tras otra, han sido verdaderamente el epítome de la tormenta perfecta. Puede que las cosas no vuelvan a salirse tanto de las manos, especialmente cuando las empresas han aprendido y aplicado lecciones para incorporar la mitigación del riesgo en sus estrategias de cadena de suministro. Sin embargo, seguramente habrá momentos en el futuro de su negocio en los que la demanda supere a la oferta. Eso podría ser a corto plazo, en la medida que las industrias sigan siendo saludables y evolucionen en un mundo post-COVID-19. Puede ser que, en cualquier momento, un desastre natural o incluso el clima inesperado afecte la capacidad de sus proveedores para entregar, o podría ser sólo cuestión de una línea que deja de funcionar durante una semana. Poner en práctica su estrategia o reglas de asignación de suministros e invertir en las tecnologías adecuadas para permitir la ejecución, posicionará a su empresa para responder de forma proactiva y estratégica, independientemente de lo que ocurra después.