Cuando hablamos de recopilación de datos en un ambiente de medición de procesos y desempeño, nos enfrentamos quizá a uno de los dolores de cabeza más grandes para los mandos medios y gerenciales.

 

Recolectar datos directamente de los procesos productivos suele complicarse sobre todo cuando de tomar decisiones basadas en ellos se trata. Es por lo anterior que muchas empresas apuestan por la generación automatizada de datos ya que esto les permite obtener, en tiempo real, información crítica para la toma de decisiones, sin embargo, muchas veces, esta automatización representa una inversión bastante costosa y no cualquier empresa puede darse el lujo de pagarla. Pero no se preocupe, no necesita la tecnología más sofisticada y costosa para garantizar que sus datos sean generados de manera correcta y consistente. A continuación le presentamos cinco consejos para asegurar la obtención de datos confiables y consistentes sin invertir en tecnología:

1. Métricos correctos.

El primer punto –aunque parezca obvio– es una de las causas de la inconsistencia de datos. Asegúrese de que el métrico que está analizando sea relevante para los usuarios del mismo. Este debe permitir tomar decisiones basadas en ellos. No hay nada más frustrante para un operario o supervisor que tener que llenar datos que nadie toma en cuenta, eventualmente se pierde la consistencia si el esfuerzo y tiempo dedicado a la recolección y posteo de los datos no llevan a nada más que llenar un tablero.

2. Objetivos claros.

Cuando hablamos de métricas de desempeño, muchas veces damos por sentado que el objetivo es conocido y entendido por todos. Sea claro y conciso al colocar objetivos, hágalo del conocimiento de cada uno de los involucrados y explique por qué es importante para el negocio evaluar y controlar un métrico. Recuerde que la visión estratégica de la empresa debe estar traducida en tales métricos y no todo el mundo participa o conoce la visión completa. Busque una forma sencilla de explicar el métrico y no asuma que todo el mundo lo entenderá. Es mejor exagerar un poco en la explicación y contar con datos confiables.

3. Involucre a los recopiladores en la solución de desviaciones.

Creámoslo o no, el ser humano se maneja por principios y convicciones y el hecho de hacer partícipes a quienes recolectan datos en la propuesta y en la ejecución de soluciones cuando existen desviaciones del objetivo, promueve el sentido de pertenencia y la responsabilidad implícita de saber que lo que haga dicha persona, tendrá un impacto en esos datos que plasma en algún tablero.

4. Cuestione los datos.

Si usted es fanático de los datos y solo se asegura de que estén plasmados en algún lugar puede que no le estén transmitiendo la realidad del desempeño de un proceso. Al cuestionar la procedencia y cualquier desviación del objetivo, usted se estará asegurando de que quienes recolectan los datos y los plasman serán cuidadosos de lo que pondrán en un tablero, más aún si usted toma conocimiento de los datos y los usa para guiar mejor a su equipo.

5. Señale al proceso, no a las personas.

Cuando usamos los datos para señalar a las personas cuando algo sale mal, lo más probable es que los datos dejen de aparecer cuando los resultados no sean los esperados. ¡Aunque mostrar datos sea una tarea esperada, nadie en su sano juicio querrá colgarse a sí mismo! Nunca señale a las personas como las culpables de no lograr un resultado, en su lugar busque en conjunto con los involucrados la parte del proceso que se puede mejorar para evitar caer en la misma situación. De igual manera, cuando el resultado sea favorable, felicite y aplauda al equipo, esto motivará al personal a mantener el esfuerzo reflejado en el tablero.

Si se siente identificado con esta problemática, no lo piense más, platique con alguno de nuestros expertos, así evitará inconsistencias en el llenado de los métricos de desempeño y comenzará a ver los resultados.