Muchas organizaciones invierten muchas horas para lograr procesar grandes cantidades de datos, mismos que se plasman en diferentes medios pero, ¿qué hacer con esos datos una vez capturados?
Si bien las mediciones del desempeño de uno o varios procesos son clave para la gestión adecuada, no son útiles si no son convertidos en información para la toma de decisiones. Imagine la cabina de un moderno avión llena de instrumentos e indicadores, cada uno de ellos proporciona datos al piloto, sin embargo, es este último quien procesa la información de dichos instrumentos y mediciones para tomar decisiones de la ruta, la velocidad, altura y rendimiento de la aeronave. Lo mismo sucede en nuestras empresas, los datos plasmados tienen que darnos información para tomar decisiones críticas minuto a minuto, hora por hora y día con día. El resultado del mes se construye así.
El primer paso para gestionar con base en datos es hacerlos visibles a fin de que cualquier persona pueda “leer la historia” de lo que está sucediendo. En su libro Impact & Excellence, Sheri Chaney Jones cataloga a las organizaciones en 3 diferentes grupos de acuerdo con la forma en la que utilizan los datos. Solo nos enfocaremos en el grupo al que denomina “Mentores y Motivadores” mismo que solo representa el 30% de las organizaciones en el mundo al día de hoy.
Este último grupo al que Chaney hace referencia, ha logrado evolucionar hacia una gestión compartida, donde los fracasos en el desempeño solo representan oportunidades para mejorar y, ¿por qué hablar de mejorar? Al final cualquier organización que compite en un mundo globalizado tiene que echar mano de herramientas para mejorar internamente, a diferencia de hace algunas décadas cuando las organizaciones imponían las reglas de la demanda al cliente, hoy, es el cliente quien decide cómo y cuándo quiere un determinado producto o servicio. Son las empresas hoy las que tienen que buscar formas de reducir sus costos, aumentar su productividad, mejorar sus procesos y transformarse si quieren sobrevivir al ritmo actual.
Existen muchas herramientas de mejora hoy en día, llámese metodología Kaizen, Lean Six Sigma, Agile, etcétera; cualquiera de ellas va a requerir datos para poder realizar análisis y consecuentemente mejoras en los procesos. Si comparamos los ciclos de Kaizen (PDCA) y de Six Sigma (DMAIC), veremos cómo ambos métodos requieren de datos para poder avanzar a los siguientes pasos.
Los pasos básicos que cualquier organización debe seguir para lograr capitalizar el esfuerzo de recolección de datos
- Grafique los datos. Una vez recolectados los datos es necesario plasmarlos para que todos puedan visualizarlos. La forma más sencilla de hacer esto es en una gráfica, preferentemente que lleve la frecuencia mínima para ser relevante, puede ser por turno, día, semana, etcétera. Aléjese de tableros monocromáticos, utilice colores, verde cuando el métrico está dentro de objetivo, rojo cuando esté fuera, negro para la información de las fechas y comentarios, recuerde que buscamos una herramienta que nos “hable” con solo verla, esto hará que sea más sencillo detectar desviaciones a donde enfocaremos esfuerzos.
- Pareto. Utilice gráficos de Pareto para hacer visibles las principales desviaciones del proceso que esté midiendo. Recuerde que hay diferentes niveles de gráfico de Pareto, cada uno debe tener más detalle que el anterior, a fin de poder aislar los elementos críticos y hacer el análisis para encontrar la causa raíz mucho más sencillo. Al final, siempre busque encontrar y eliminar la causa raíz de los problemas que vaya encontrando, de otra manera los mismos problemas siempre se volverán a presentar y generarán un ambiente de frustración en su equipo.
- Realice Análisis de Causa Raíz. Este paso normalmente pierde a muchos en el intento, existen los extremos y como bien dicen, los extremos son malos. No permita que todo el trabajo y esfuerzo que su organización ya realizó en la recopilación de datos y de gráficos de Pareto se pierda por no dar el siguiente paso. Aparentemente este paso del análisis tiende a ser uno intimidante, y no es para menos, realmente es un proceso crítico que de no hacerse de manera disciplinada, pocas veces rendirá frutos. No tiene que ser una metodología compleja, al contrario, inicie con herramientas sencillas como 5 por qués, Diagrama de Ishikawa o espina de pescado, arboles de falla, etcétera. La idea es que la gente pierda el miedo y realice el proceso. No permita que se desvíe ni que se hagan atajos al proceso, verá que los resultados poco a poco se cristalizan y la disciplina paga el esfuerzo.
- Documente las acciones correctivas. Aunque suene como un paso lógico, es necesario documentar cualquier acción que se defina como medida correctiva y esto tiene dos funciones principales. Uno, podrá en conjunto con su equipo, dar seguimiento de ejecución para saber si la acción tuvo el resultado esperado, y dos, en caso de que se volviese a presentar, usted ya tendrá documentadas actividades que se realizaron antes y reducirá el esfuerzo de crear todo desde cero, su equipo se lo agradecerá enormemente.
Si bien estos pasos listados pretenden ser una base para la mejora de su organización, recuerde que solo la práctica hace al maestro, no desista y permita a su equipo ir aprendiendo el proceso a un ritmo manejable.
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